sobre la increíble herramienta de comunicación que es el correo electrónico y sobre cómo también a veces puede resultar abrumador recibir, leer, enviar y organizar la gran cantidad de mensajes que se acumulan en las bandejas de entrada de todos. Para ayudarles a tener una mejor experiencia mientras van de un lugar a otro, el equipo de Gmail creó Inbox como una nueva forma de organizar y atender a sus mensajes de Gmail desde sus dispositivos móviles. Inbox no sustituye a Gmail, más bien les ofrece una manera nueva de organizar su correo electrónico para que puedan concentrarse en lo importante y logren hacer más cada día.
Si aún no lo han hecho, pueden descargar la
aplicación de Inbox para empezar a probar de qué manera les puede ayudar a estar al tanto de lo realmente importante en su correo y a tener la información que necesitan siempre a la mano. A continuación les comparto algunos puntos importantes y consejos sobre cómo aprovechar Inbox al máximo.
1. Mensajes similares organizados de forma útil. Los
conjuntos de Inbox ordenan automáticamente por etiquetas los mensajes similares, como pueden ser Promociones, Social, Finanzas, Compras, Viajes, etc. Con esto, pueden concentrarse en los mensajes que les interesan sin dejar de tener a la mano otro tipo de mensajes que pueden atender cuando tengan tiempo. Así, por ejemplo, pueden acceder a sus mensajes dentro de Promociones sólo cuando haga falta, como cuando están buscando un cupón mientras están de compras, o el conjunto de Compras para rastrear el paquete de alguna compra reciente.
Si prefieren que algún mensaje se agrupe en otro conjunto, pulsen el menú de los tres puntos (esquina superior derecha de la pantalla) que aparece mientras revisan un mensaje y seleccionen otro conjunto del menú o la opción para eliminar el mensaje del conjunto en el que fue agrupado automáticamente. Del mismo modo pueden elegir alguna de las etiquetas que hayan creado previamente en Gmail o
crear una nueva seleccionando la opción de “+ Crear nueva…” que aparece en la parte inferior del menú.
Además de poder crear nuevos conjuntos personalizados, también pueden configurarlos de manera individual. Para acceder a su configuración, seleccionen el conjunto que quieran modificar desde el menú principal y luego pulsen el ícono en forma de engranaje. En seguida podrán elegir si quieren utilizar este conjunto, cada cuando quieren que se muestre el conjunto en Recibidos y si desean o no recibir notificaciones cada vez que llegue un mensaje de este conjunto. Esto es muy útil, por ejemplo, para recibir notificaciones sólo de los mensajes importantes desactivando las de los conjuntos que quizá no deban atender de inmediato (como Promociones, Social, Foros, etc.).
2. Planifiquen lo que tienen que hacer con los Recordatorios. Muchas veces, mientras revisamos los mensajes de correo, empiezan a surgir cosas que hacer. Pensando en esto, Inbox les permite crear recordatorios para no olvidar nada. Además, Inbox incluso les ayuda a cumplir con sus pendientes de forma simple y rápida. Por ejemplo, si crean un recordatorio para no olvidar llamar a alguien más tarde, Inbox hará que la información de contacto de esa persona esté ahí, a la mano. Por otro lado, también pueden obtener información adicional gracias a la integración con otras herramientas de Google. Pueden crear un recordatorio pulsando el botón de “+” que aparece en la esquina inferior derecha de la pantalla.
Consejo extra: Si quieren crear recordatorios o enviar un nuevo mensaje de correo electrónico de forma rápida y simple, agreguen a la pantalla de inicio de su dispositivo Android los widgets de Inbox. Así, la próxima vez que quieran crear un recordatorio o redactar un nuevo mensaje, sólo pulsen el widget en pantalla.
Por otro lado, si lo que necesitan es
marcar un correo importante como pendiente, pueden hacerlo pulsando el icono en forma de pequeño “pin”, clavo o chincheta. Para ver los recordatorios y mensajes de correo que hayan fijado, deslicen hacia la derecha el interruptor que aparece en la parte superior derecha de Recibido.
3. Pospongan los mensajes y recordatorios para un mejor momento o lugar. ¿Recibieron un mensaje o apareció un recordatorio importante pero no lo pueden atender ahora mismo? No hay problema, en Inbox pueden
posponer los mensajes y recordatorios para recibirlos más tarde o en la fecha que elijan, así como en algún lugar (como cuando quieren recordar comprar algo justo cuando pasen cerca o estén en la tienda). Para posponer un mensaje o recordatorio, sólo pulsen el icono en forma de reloj y elijan cuándo o dónde prefieren atenderlo, o si prefieren, pueden deslizar a la izquierda el mensaje o recordatorio que quieren posponer.
4. Hagan a un lado los correos y recordatorios que ya hayan atendido. Inbox les permite hacer a un lado los mensajes o recordatorios que ya hayan atendido para que no ocupen espacio. Sin embargo, estos mensajes o recordatorios (y sobre todo la información contenida en ellos) seguirán estando accesibles desde la opción de “Hecho” en el menú principal o cuando realicen una búsqueda. Para
marcar un mensaje o recordatorio como hecho, deslícenlo hacia la derecha en la lista de mensajes o pulsen el icono de la tilde en la esquina superior derecha de los mensajes o recordatorios abiertos.
Consejo extra: Si quieren posponer, fijar, marcar como hecho o borrar varios mensajes a la vez, pueden hacerlo pulsando la imagen de perfil de los remitentes para marcar los mensajes y luego elegir alguna de las opciones que aparecen en la parte superior de la pantalla.
5. Consulta la información importante sin tener que abrir los mensajes. Con Inbox queremos ayudarles a acceder a lo importante de la manera más rápida y práctica. Por eso, la aplicación les muestra desde la lista de mensajes, la
información importante sobre reservaciones, viajes, pedidos y más. Por ejemplo, si alguien les envía un mensaje con fotos, podrán obtener una vista previa de las fotos directamente desde la lista de mensajes recibidos, sin tener que abrir el mensaje. Si están por viajar, pueden consultar su número y horario de vuelo, o la reservación en el hotel desde la lista de mensajes, así como los detalles de algún envío de algo que hayan comprado.
Del mismo modo en que pueden obtener una vista previa de las imágenes o la información importante, también podrán abrir los archivos adjuntos que reciban desde la lista de mensajes.
6. Más que una simple aplicación de correo electrónico. Inbox, más que una aplicación para recibir y
enviar mensajes de correo electrónico, es también una especie de asistente personal que hace que la información contenida en sus mensajes se convierta en información útil y oportuna. Por ejemplo, los correos relacionados con viajes (reservaciones de vuelos, hoteles, restaurantes, renta de auto, etc.) se agrupan automáticamente en el
conjunto de Viajes, ofreciéndoles acceso a toda la información que requieren en el momento preciso, como cuando van a registrarse en el hotel, abordar el avión, etc.
Toda esta información, a su vez, puede servirles como punto de inicio para obtener ayuda de otras aplicaciones, como puede ser obtener direcciones sobre cómo llegar a un lugar con Google Maps, visualizar y editar un documento con Documentos de Google, visitar una página web o una publicación en alguna de sus aplicaciones sociales y confirmar una reunión en Calendar entre otras.
Además de estos consejos, los invito a que prueben
Inbox en su teléfono o tablet, así como desde su computadora a través de la
versión web y que prueben alternando su uso con Gmail para encontrar la combinación que les permita ser más productivos o tener a la mano la información que les importa en el momento adecuado.
La tecnología está para ayudarnos a hacer más cada día sin que tengamos que preocuparnos mucho por cómo funciona cada herramienta. Es así que decidimos crear una serie de posts dedicados a compartir con ustedes cada semana trucos y consejos que les ayudarán a hacer más con las herramientas de Google.
Por +Ricardo Blanco, comunicación de productos, quien recientemente administró sus mensajes del trabajo deslizando algunos a la izquierda y otros a la derecha fácilmente en menos de 5 minutos; y agregó 5 recordatorios sin salir de Inbox by Gmail.
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