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Automaticen su bandeja de entrada de Gmail con filtros personalizados
abril 23, 2012
Recibimos tantos correos al día que en ocasiones quisiéramos que Gmail se encargara de organizar y administrar todo de manera automática. Las buenas noticias, es que esto es posible con un par de clics. La primera funcionalidad que nos permite organizar nuestros mensajes de manera automatizada es la bandeja de prioritarios, de la que ya hemos
hablado antes
. Sin embargo, otra de las herramientas que nos puede ayudar a conseguir esto de manera simple son los filtros en Gmail.
En el trabajo, tenemos un compañero que suele alegrarnos el día enviando correos con chistes, Leonardo, y la razón por la que no lo hemos bloqueado es porque en verdad son buenos los chistes. Sin embargo, en los momentos de mayor actividad, sus correos son un obstáculo para lograr el momento Zen de haber leído y canalizado cada uno de los correos que recibo durante el día. Afortunadamente, existe una forma de etiquetar y archivar esos correos utilizando un filtro fácil de crear, esto es muy útil ya que podré conservar sus humorísticos correos para ese momento del día en que puedo relajarme.
Para crear un filtro en Gmail con unos cuantos clics, lo primero que haremos es realizar una búsqueda avanzada, esto lo podrán hacer haciendo clic en la pequeña flecha que está a la derecha de la caja de búsqueda en Gmail:
A continuación, verán un pequeño formulario en donde podrán filtrar los correos que desean etiquetar o modificar, en este caso, he elegido filtrar los correos de la bandeja “recibidos” y provenientes de “Leo Chistes” (aquí podrán poner el nombre de quien les envía correos, o la dirección de correo), sin embargo, también podrán filtrar por palabras incluidas en el mensaje, por asunto o dependiendo de si contiene archivos adjuntos. Al terminar de elegir el criterio de búsqueda para su filtro, hagan clic al enlace “Crear un filtro con estos criterios de búsqueda” que se encuentra en la parte inferior del formulario.
Es posible que aparezca una pequeña ventana que advierte el tipo de filtros que no son muy eficientes o que pudieran no funcionar. Después de hacer clic en “Aceptar”, aparecerá una ventana con una serie de acciones que se pueden aplicar a los mensajes que cumplan con el filtro:
En este caso, he configurado el filtro para que los correos con chistes de Leo sean archivados directamente sin pasar por la bandeja de entrada, sean marcados con la etiqueta “humor” (pueden usar alguna etiqueta que hayan creado antes, o crear una nueva en este momento), y no sean marcados como correos importantes. Estas acciones se aplicarán a todos los correos nuevos que lleguen a mi Gmail que cumplan con las características del filtro, pero si quisieran aplicarlo a correos que hayan recibido antes, no olviden marcar la casilla de “Aplicar filtro también a X que coincidan con conversaciones” que se encuentra en la parte inferior de la ventana. Por último, presionen el botón de “Crear filtro” y listo. Con esto, podré acceder a los chistes de Leo haciendo clic en la etiqueta “humor” y revisarlos cuando tenga tiempo libre y ganas de reír un poco.
Como pueden ver, el potencial de estos filtros es enorme. Ya sea que quieran separar todos esos correos con cupones para luego, o que quieran marcar como importantes todos los correos de su jefe, o separar con etiquetas los correos personales y de trabajo, los filtros les serán de gran ayuda. El límite es su imaginación al momento de combinar criterios de búsqueda con acciones. Un último consejo para quienes deseen crear muchas etiquetas distintas: recuerden que es posible crear etiquetas subordinadas a una etiqueta principal, de este modo podrán mantener todas sus etiquetas ordenadas.
Espero que esto les ayude a dar el siguiente paso hacia una Gmail organizado y automatizado, y que también los acerque a lograr el momento Zen de haber respondido a todos los correos del día en un menor tiempo, para que entonces tengan más tiempo para relajarse (y para leer los chistes).
Por
Ricardo Blanco
, gerente de comunicación de productos para Google en América Latina.
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