Pensando en el método tradicional de archivar documentos, en el que en ocasiones resulta imposible recordar en qué carpeta del archivero está justo la información que necesitamos, queda muy claro la gran ventaja que representa poder indexar y realizar búsquedas entre archivos y dentro de ellos. En otras palabras, no hace falta utilizar carpetas o complicados sistemas de organización para los archivos de una empresa o proyecto si los tenemos en línea y podemos encontrar justo lo que necesitamos realizando una simple búsqueda.
Estas son algunas de las herramientas de Google Apps que les pueden ser utilidad para optimizar la organización de su grupo de trabajo o empresa, sin importar el tamaño de esta:
Gmail: El correo electrónico sigue siendo parte fundamental de la comunicación y organización de una empresa y con Gmail podrán olvidarse de tener que borrar correos u organizar los mensajes en carpetas. Gmail cuenta con un poderoso buscador y un sistema para organizar los correos con etiquetas, filtros y
distintos tipos de bandeja de entrada, así como
algunas herramientas extras para agilizar el proceso de leer o responder a los mensajes. Adicionalmente, cuenta con otros servicios de comunicación integrados, como mensajería de texto, video chat e
integración con Google+, así como un lugar en donde organizar y concentrar sus contactos. Por último, si cuentan con un dominio propio, podrán
integrarlo a Google Apps para tener direcciones de correo con su dominio, conservando el poder y experiencia de uso de Gmail y agregando una vía de comunicación interna muy efectiva.
Google Caldendar: No solo les permitirá tener sincronizado y organizado su calendario entre distintas computadoras y
dispositivos móviles, Google Calendar también permite
compartir calendarios con otros usuarios o compañeros de trabajo. De este modo todos pueden trabajar en sintonía con un calendario común y siempre sincronizado. Al estar disponible desde cualquier parte y mediante casi cualquier dispositivo conectado a internet, será como tener su agenda siempre a la mano.
Google Docs: Estas herramientas de Google Apps permiten crear distintos tipos de documentos, trabajar en ellos con otros usuarios en tiempo real y almacenar documentos y otros archivos en la nube de forma segura. Se pueden crear, editar y visualizar documentos de texto, hojas de cálculo e incluso crear
presentaciones con animaciones, todo desde el navegador. Google Docs es parte fundamental de esta nueva forma de trabajar y colaborar en la nube, con archivos siempre disponibles y fáciles de encontrar mediante una simple búsqueda. Podrán encontrar más información sobre los usos que le pueden dar a estas herramientas en el
Centro de Ayuda para Google Docs.
Google Sites: Sin importar si su empresa o proyecto ya cuenta con una página web, Google Sites permite crear de modo sencillo – sin tener que saber de códigos ni HTML – páginas web seguras para intranets, o con acceso restringido para un grupo de usuarios. Es ideal para crear proyectos en equipo, ya que pueden centralizar documentos, hojas de cálculo, presentaciones, videos y otros elementos necesarios para administrar tareas. Existe una gran variedad de plantillas para que puedan crear su página en unos cuantos pasos y sin complicaciones. Si están interesados en crear un sitio ahora mismo, visiten el
Centro de Ayuda.
Google Analytics: Adicional a las herramientas de Google Apps, Google Analytics les permitirá conocer cuáles son las estadísticas o métricas detalladas de su sitio web. Con esta información, podrán conocer cuáles son los cambios o esfuerzos a realizar para hacer que su negocio o proyecto crezca, no solo en número de seguidores o clientes, sino en la manera en la que interactúan con sus servicios, productos o contenidos. Podrán encontrar mucha información útil en
Central de Conversiones.
Google+ : Los usuarios de Google Apps, además de tener acceso a todas las funciones de Google+, también pueden crear
páginas de Google+ para su negocio o proyecto.
Crear una página de Google+ para su empresa o proyecto es abrir una nueva vía de comunicación con sus seguidores o clientes. Gracias a los círculos de Google+, podrán agrupar a sus seguidores o clientes en diferentes audiencias, llevando el mensaje adecuado a la gente adecuada. Por otro lado, los hangouts son una forma increíble de entablar una comunicación directa, cara a cara, ideal para el servicio al cliente o para mostrar cómo hacer algo. También son una manera genial de tener conferencias con los integrantes del grupo de trabajo.
Estas son tan solo algunas de las herramientas disponibles en Google Apps que les podrán ser de utilidad para organizar mejor sus flujos de trabajo y sus proyectos. Las principales herramientas de Google Apps se encuentran disponibles
sin costo para hasta 10 usuarios. Si requieren de
otras aplicaciones, mayor espacio de almacenamiento, herramientas de
control, asistencia y confiabilidad garantizada; y para un mayor número de usuarios, está disponible la versión de
Google Apps for Business – pueden empezar con una
prueba de Google Apps for Business gratis y descubrir cuáles son los beneficios que puede tener para su empresa o proyecto.
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